CONSEILS AUX PARENTS
POUR VOTRE ENFANT, FUTUR ÉTUDIANT OUTBOUND
Si votre enfant souhaite participer au programme d’échange, il est toujours préférable de veiller à ce que celui-ci dispose d’un nouveau passeport ou que son passeport actuel soit valide jusqu’à au moins 6 mois après la date prévue de son retour. Un scan du passeport devra être joint au formulaire de demande. La demande de passeport doit donc être faite en temps utile.
Afin de remplir le formulaire de candidature online, chaque candidat à l’échange doit disposer d’une adresse électronique de type « @gmail.com », ce qui nous permettra de communiquer aisément avec lui tant en Belgique qu’à l’étranger. Nous conseillons fortement aux parents d’avoir également une telle adresse, bien évidemment différente de celle de l’étudiant. Nous vous recommandons une adresse mail comprenant votre nom et prénom et pas une adresse fantaisiste comme « petitloulou@me.be ». Toutes les communications, convocations ou autres transmissions de documents se faisant quasi exclusivement par mail, il nous est plus facile de nous souvenir de votre nom que de votre sobriquet.
Si votre enfant a la chance d’être sélectionné et de partir, il est conseillé aux parents de ne pas trop contacter leur enfant pendant son séjour à l’étranger sauf en cas d’urgence ou pour des fêtes d’exceptions telles que Noël, anniversaire, accident ou cas de force majeure.
Il vous est aussi demandé de ne pas lui rendre visite. Si vous souhaitez malgré tout qu’il en soit ainsi, nous vous demandons de ne pas vous y rendre avant nos vacances de Pâques. La majorité des districts d’accueil l’interdisent d’ailleurs. Après nos vacances de Pâques, les visites peuvent avoir lieu mais uniquement en dehors des jours de scolarité et avec l’accord des responsables rotariens locaux et des familles d’accueil.
Il est conseillé de pas se laisser attendrir par quelques difficultés telles que le mal du pays qui apparaît parfois au début du séjour. Trouvez les bons mots pour aider et encourager votre enfant à « mordre sur sa chique ». Dès qu’il sera un peu plus intégré, ce sera très vite oublié.
Le programme se termine officiellement lors du retour définitif de l’étudiant. Comme il n’existe plus de billet d’avion dit annuel, les compagnies aériennes établissent souvent un billet valide jusque mars. C’est donc avant cette date, souvent entre janvier et fin février, que l’étudiant doit avertir son Rotary Club hôte de ses projets de retour et faire la modification de la date de vol retour auprès des compagnies aériennes pour le retour vers la Belgique. Cette modification de billet coûte généralement près de 200€. Ces 200€ seront généralement inclus dans les billets gérés par agence de voyage mais à ajouter si vous réservez vous-mêmes en direct via les compagnies.
Lors du retour en Belgique, les étudiants aiment se sentir accueillis et encadrés mais il ne vous en voudront pas si vous leur refusez certaines choses. Le retour est souvent difficile car votre enfant aura gagné en autonomie. Il aura grandi dans tous les sens du terme. Vous devrez, lui et vous, apprendre à revivre ensemble et probablement redéfinir un nombre de règles qui permettront à votre enfant un retour en douceur.
En cas de problème avec votre enfant à l’étranger, vous pourrez toujours contacter votre conseiller ou votre YEO. Toutefois, il existe des procédures strictes que nous vous demanderons de respecter. Vous devez veiller à bien connaître le règlement que vous et votre enfant signerez et que vous vous engagerez à respecter en toutes circonstances. C’est par exemple le Club hôte de votre enfant qui aura à gérer tous les problèmes rencontrés par celui-ci. Il reviendra à notre Club de gérer les difficultés rencontrées par les étudiants inbounds en Belgique. En cas de difficultés importantes, le District hôte informe notre District qui en cascade informe le YEO de notre Club. Vous ne pourrez donc jamais interférer dans cette chaîne décisionnelle et ce durant toute l’année de l’échange. Cette procédure a été mise en place pour éviter les faux-problèmes ou tentatives de « manipulations » volontaires ou involontaires, souvent mal comprises à distance quand on est émotionnellement impliqué.
Il n’est jamais inutile de rappeler que le non-respect par l’étudiant d’échange d’une clause du règlement du Rotary International peut entraîner son renvoi immédiat.
Il est enfin important que le candidat à l’échange ainsi que sa famille soient conscients que chaque étudiant d’échange coûte plus de 1.500€ à son Rotary Club qui le parraine (repas, argent de poche, activités diverses).
Si ce programme est aussi accessible pour les familles, c’est avant tout parce que des Rotariens partout dans le monde ont un jour décidé d’investir financièrement et humainement dans la jeunesse. Il vous reviendra d’en prendre conscience, de ne pas l’oublier et de tout faire pour mériter cette confiance qui vous est donnée.
POUR L’ÉTUDIANT INBOUND QUE VOUS ACCUEILLEREZ
Lors de son arrivée, nous vous recommandons de veiller à ce qu’il possède bien un billet d’avion modifiable aller-retour valable un an, un certificat d’assurance et un fonds d’urgence.
Les premiers jours étant souvent les plus stressants et les plus difficiles, pour le jeune comme pour la famille, vous devrez témoigner beaucoup d’attention au jeune qui arrive. Vous devrez l’encadrer et l’aider à participer au week-end d’accueil, lui renseigner une banque et l’aider à ouvrir un compte, l’inscrire à l’administration communale dès son arrivée afin qu’il obtienne rapidement son Certificat d’Inscription au Registre des Etrangers (CIRE), ce qui lui permettra de circuler dans l’espace Schengen, ce qui est surtout et avant tout une obligation légale.
Vous devrez aussi demander à votre mutuelle familiale l’inscription de l’étudiant, ce qui est parfois possible vu qu’il sera repris sur la composition du ménage de la famille référente dès l’obtention de son CIRE. N’oubliez pas non plus de demander à votre assurance RC Familiale de bien vouloir couvrir à la fois votre enfant parti pour un an à l’étranger et l’étudiant Inbound que vous hébergez. En général c’est gratuit mais la demande doit se faire explicitement.
L’étudiant Inbound qui arrive a souscrit une assurance « Soins de Santé│Hospitalisation│Assistance ». Veillez à noter le moyen de contacter cette assurance en cas de maladie ou d’accident.
Il est aussi vivement conseillé de prendre des copies de tous les documents officiels (CIRE, carte bancaire, assurance, visa et autres). Cette initiative facilitera des recherches et écourtera votre éventuelle intervention en cas de nécessité.
Le District 2160 du Rotary et le Rotex, l’association des anciens étudiants d’échange, organisent de nombreuses activités pour les étudiants inbounds. Elles sont toujours officiellement annoncées. En cas de doute, consultez votre YEO ou le site internet du District http://www.rye2160.org/.