Quand et comment postuler

QUAND PEUT-ON POSTULER  ?

Il est de tradition de postuler au programme d’échange après avoir terminé et réussi sa cinquième année d’humanité, et après l’obtention du bulletin de fin d’année. Mais il est parfaitement envisageable de le faire après la 4ème ou 5ème année secondaire. Ne perdez pas de vue que chaque Club Rotary participant au programme ne dispose que d’un nombre limité de places, maximum trois ou quatre, et que les demandes peuvent être nombreuses. Privilégiez donc une prise de contact préalable avec votre YEO avant l’été pour une inscription sur le site du District pour mi-septembre, dernier délai.

COMMENT POSTULER ?

Voici les 10 étapes qu’il vous faudra franchir pour avoir la chance de devenir un des 200 étudiants belges qui participent chaque année au programme d’échange du Rotary.

Etape 1

Avant d’entamer toute démarche, nous vous demandons de vous former, d’apprendre à connaître le Rotary International ainsi que son programme d’échange pour les jeunes, le meilleur au monde et le plus accessible financièrement.

Pour nous, le Youth Exchange Program n’est pas un chèque en blanc mais le résultat de 50 années d’expériences de nos rotariens bénévoles. Afin de mieux percevoir le sérieux de ce programme, nous vous invitons à lire l’intégralité des onglets de la section jeunesse de ce site ainsi que, même si cela vous semble redondant, l’intégralité des documents suivants :

Document 1 : Présentation du RYEP – 28 pages
Document 2 : Guide du RYEP – 27 pages
Document 3 : Mode demploi du jeune qui part – 20 pages
Document 4 : Guide des familles d’accueil – 16 pages

Etape 2

Si après avoir lu ces documents vous et votre famille êtes toujours intéressés pour participer au programme d’échange du Rotary, vous devez alors remplir notre formulaire online. Ce formulaire est à destination de notre club. Il nous aide à nous forger la meilleure opinion possible sur vos capacités à être un futur étudiant d’échange.

Etape 3

Une fois le formulaire du Club complété et validé, envoyé au Club et traité par le responsable jeunesse du Club (YEO), un rendez-vous sera programmé par celui-ci pour une rencontre physique à votre domicile. Le YEO vous expliquera alors la philosophie d’un échange avec le Rotary International et répondra à toutes vos questions demeurées sans réponse.

Lors de cette visite, d’importants documents vous seront demandés. Afin d’activer l’inscription, de faciliter la construction du dossier et de ne pas perdre trop de temps, il vous sera demandé de présenter au YEO du Club les documents suivants à des fins de signature. Vous les aurez préalablement téléchargés, imprimés, remplis et signés à l’encre bleue exclusivement.

1. Le formulaire de précandidature
2. Le document relatif à la protection des données (RGPD)
3. Les Règles du programme d’échange
4. La Déclaration de conformité de la famille
5. L’Accord pour visite étudiant

En cas d’acceptation de votre candidature, ces documents seront ultérieurement envoyés au District ou intégrés au dossier online du District. Ils seront par contre détruits en cas de rejet de la candidature. Le respect de cette procédure témoignera également de votre volonté de participer à ce programme et vous fera prendre conscience pleinement du sérieux de ce programme.

Même si vous avez franchi ces 3 premières étapes sans grandes difficultés, cela ne signifie pas pour autant que vous êtes d’office inscrit dans le programme. Comme chaque Club dispose d’un nombre limité de places (de une à trois voire quatre places par Club), il est possible que votre dossier soit transféré au sein d’un autre club ou qu’il ne soit pas retenu. Un seul mot d’ordre : suivre les consignes très scrupuleusement et tout devrait très bien se passer.

Etape 4

Si votre candidature est confirmée par le YEO, vous faites alors officiellement partie des candidats du club. Le moment est alors venu pour vous de vous inscrire sur le site du District 2160 via le lien https://yehub.net/BE6-obpre. Il est strictement interdit de s’inscrire sur le site du District sans avoir reçu confirmation du YEO qui vous accompagnera désormais tout au long du processus d’inscription et de votre année d’échange.

Etape 5

Cette étape 6 est extrêmement importante si vous avez choisi les Etats-Unis ou le Canada comme première destination car il y a généralement beaucoup plus demandes que de places disponibles. C’est dès lors l’ordre d’arrivée du dossier complet qui fera foi. Pensez donc à programmer rapidement une visite auprès des services suivants :

• Attestation médecin : à faire remplir et signer à l’encre bleue.
• Attestation Dentiste: à faire remplir et signer à l’encre bleue.
• Attestation École : obtenir de la direction le bulletin de fin de 5è année, l’attestation/rapport de la direction ainsi que l’accord de la direction pour accueillir un étudiant d’échange étranger au sein de l’école.
• Administration communale : commander un passeport (valide jusqu’à 6 mois après le retour d’échange) ainsi qu’une composition de famille et des extraits de casier judiciaire (modèle 2 pour accueil de mineur) et ce pour chaque membre majeur de la famille. Les deux autres familles d’accueil devront faire de même pour la composition de famille et les extraits de casier judiciaire.

Etape 7

Afin de valider (ou invalider) définitivement votre candidature, des interviews seront programmées en octobre ou novembre par la Zone Rotary à laquelle votre club est rattaché. Ce n’est qu’au terme de ces interviews où vous serez interviewé par d’autres YEO que le vôtre que vous saurez si votre candidature est acceptée ou rejetée. Une nouvelle fois, si vous êtes motivé et rigoureux dans la complétude de votre dossier et dans le suivi des étapes, tout devrait très bien se passer

Etape 8

Une dernière série d’interviews sera programmée en janvier par le district pour s’assurer que vous n’avez pas changé d’avis et que vous êtes toujours motivé. Ne prenez pas cette étape à la légère car même si c’est très rare, votre candidature pourrait toujours être refusée si vous ne répondez pas aux attentes.

Etape 9

L’ultime interview passée, s’en suivront enfin différentes séances d’information et de formation avant le départ prévu vers le 15 août (pour la toute grande majorité des jeunes). Ces formations sont obligatoires. Si vous n’êtes pas en mesure d’y assister, votre dossier sera écarté. Ce seront donc des dates (en avril-mai) à noter à l’encre rouge dans votre agenda.

Etape 10